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Todos sabemos que errar é humano, mas erros contábeis geram inúmeros problemas ao seu cliente e ao seu negócio. Afinal, estamos lidando com receitas, despesas, impostos e governos dispostos a tudo para aumentar suas arrecadações. Dessa forma, qualquer informação incorreta enviada em um relatório, documento de arrecadação ou declaração de IR pode causar milhões de reais em prejuízos, podendo levar uma empresa à ruína.

Então, quais são os principais fatores que causam esses problemas?

Desconhecimento de Atividades e Riscos

Para que produzam com eficiência, os colaboradores devem conhecer a fundo as obrigações contábeis que a empresa possui, as ferramentas à disposição e os processos a seguir. Isso envolve um longo treinamento, que não é aproveitado se os funcionários não ficam na empresa por um período mais longo.

Isso era mais estável no período antes da crise dos últimos anos, que trouxe dois grandes fatores: a necessidade de redução ou troca de colaboradores e uma onda de consolidações no mundo contábil. Essas fusões, que buscavam um aumento da rentabilidade pelos ganhos de escala, trouxeram para as empresas pessoas já acostumadas à outros processos, ferramentas e modelos de gestão. Isso ampliou a quantidade de erros, exigindo uma supervisão mais detalhada das atividades, reduzindo os ganhos de escala.

Retrabalho

Poucas áreas manipulam tantos documentos impressos quanto a contábil. Recibos de despesas, faturas, extratos de banco, guias de impostos, a lista não tem fim. Esse trânsito de documentos é uma das maiores fontes de erro. Basta perder um deles e o relatório sairá errado, e algumas vezes, de forma quase irreversível.

Muitos gestores minimizam os riscos criando controles adicionais, em planilhas separadas. Ou seja, o tempo que poderiam se dedicar à tarefas de clientes, usam para controlar o que já deveria ter sido informatizado e para corrigir as falhas no processo. Tudo isso é revertido em custos adicionais.

Falta de Ferramentas

Sem ferramentas integradas, os escritórios se afundam na papelada. Pastas e mais pastas arquivadas, tomando um espaço que é cada vez mais caro nos grandes centros urbanos.

Manter o controle de prazos e obrigações também é difícil, e não são raros os casos de empresas que esquecem de submeter documentos importantes de seus clientes.

Com tudo isso, fica a dúvida: como eliminar esses riscos e obter maior lucratividade, atendendo mais clientes em um prazo cada vez mais apertado?

Para responder à isso, vamos elencar três importantes fatores:

Controle Automatizado dos Processos

O aumento da qualidade começa pela retirada do trabalho manual do processo. Ao usar soluções como as disponibilizadas pela Prosoft, Unidade de Negócios Fiscal e Contábil, você começa pela digitalização e organização de todos os documentos, sejam eles extratos, notas fiscais, ou o que precisar. Seguindo os processos definidos nas ferramentas, você tem o controle, passo a passo, de tudo o que acontece na empresa.

Sem precisar recorrer à planilhas, ou perguntar diretamente aos seus colaboradores, você pode identificar o andamento de qualquer processo, quando quiser. Tem ao seu alcance um controle completo, que permite garantir que nenhum cliente perderá nenhum prazo e que a documentação será enviada corretamente.

Controle Apurado de Custos

Não basta ser excelente em contabilidade. Uma organização de sucesso deve controlar bem seus custos, para poder cobrar corretamente de seus clientes.

Esse é um erro muito comum no mundo contábil, onde os clientes ligam pedindo informações que levam horas, ou até dias, para calcular, e não pagam por isso. Um exemplo que ilustra bem é a solicitação de cálculo de valor de desligamento de um funcionário pelo dono de um estabelecimento. Ele liga, pergunta, e muitas vezes não faz nada com a informação. Em seguida, liga e pergunta de outra pessoa. Trabalho gratuito.

Com as nossas soluções, você saberá exatamente quanto tempo e o quanto gastou. Isso é fundamental em uma renegociação de contrato, cobrando o valor correto.

Suportar a tomada de decisões de um cliente

Cada vez mais, as decisões de uma organização contábil impactam diretamente nos resultados dos clientes. Além de ser cada vez mais eficiente, é crucial auxiliá-los na tomada de decisões importantes.

Isso exige conhecimento, tempo e ferramentas. Com as soluções da Prosoft, Unidade de Negócios Fiscal e Contábil, você tem as últimas duas, bastando acrescentar a sua experiência. Tudo isso aumentará a sua percepção de qualidade e competência, garantindo clientes fiéis por muitos anos.