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É fundamental que os empresários tenham o hábito de registrar suas transações comerciais todos os dias. A importância da gestão de documentos fica evidente no momento em que é preciso tomar decisões eficientes e precisas.

O velho ditado de que “uma imagem vale mais do que mil palavras” mostra-se verdadeiro para as empresas que documentam processos e sistemas.

Quando se trata de manter bons registros, todos reconhecem que as coisas poderiam ser feitas de uma melhor maneira. Mas por que manter bons registros é importante? E como melhorar esse processo em sua empresa? Descubra no artigo de hoje!

Por que fazer uma boa gestão de documentos?

A gestão de documentos adequada envolve a manutenção de um sistema atualizado que inclui o registro de transações comerciais, bem como a guarda de recibos ou faturas importantes para comprovar todas as despesas incorridas em nome da empresa.

Os números revelados nessas demonstrações financeiras desempenham um imenso papel na tomada de decisões, no planejamento de estratégias, na determinação de sucesso, na estimativa de falhas e no relato aos órgãos de fiscalização do histórico da empresa.

Documentações precisas também são essenciais para detectar erros dispendiosos ou irregularidades internas logo no início do processo. Se alguma atividade ilegal estiver ocorrendo, não há melhor maneira de capturá-la do que por meio de discrepâncias nos números.

Além disso, sem uma gestão de documentos, os auditores fiscais podem ser forçados a tomar decisões com base em seu “melhor julgamento”. Desse modo, sem os registros corretos, os padrões do setor podem ser usados como um guia na auditoria de uma empresa.

Como iniciar uma estratégia de gerenciamento de documentos?

Se você estiver criando ou atualizando sua estratégia de gestão de tempo e recursos, uma rápida visão de seu histórico revela ótimas dicas e ferramentas para um roteiro de armazenamento de documentos corporativos que funcionará para a empresa.

Antes da revolução digital, os escritórios contavam preponderantemente com documentos físicos para realizar negócios. No entanto, os papéis eram frágeis e demoravam para serem catalogados e localizados. Com a tecnologia atual, as organizações precisam gerenciar uma maior quantidade de dados e informações no meio digital – porém, com os novos recursos, isso tende a ser mais facilitado.

Nesse contexto, o primeiro fator a ser abordado ao projetar sua estratégia de gerenciamento de documentos é onde você gerenciará e armazenará esses documentos. Existem inúmeras opções disponíveis no mercado.

Por exemplo, os atuais softwares de gestão baseados em nuvem mantêm os funcionários atualizados com a versão mais recente de um documento, facilitando a colaboração remota e em tempo real entre os vários setores da empresa.

Como manter os documentos contábeis em segurança?

Um mito comum sobre as soluções baseadas na nuvem é que elas são uma ameaça à segurança. No entanto, elas têm regularmente sua configuração de segurança testada rigorosamente interna e externamente e contam com diversos mecanismos de proteção aos dados armazenados.

Outra vantagem é que o software em nuvem permite que você trabalhe de qualquer lugar, o que é especialmente ideal para empresas com várias filiais ou com demanda constante por deslocamentos de equipe.

Com os dados da empresa mais acessíveis, é menos provável que os funcionários confiem em softwares de e-mail ou uso de dispositivos pessoais e não seguros para acessar os dados da empresa – ambos propensos a eventuais ações de hackers.

Dessa forma, se uma empresa deseja aumentar a produtividade, a colaboração e a conformidade, é fundamental investir em um software de gestão de documentos. O gerenciamento eficaz dos registros, bem como sua preservação, ajudam a atender aos requisitos legais de uma organização, tais como o pagamento de impostos e outras obrigações.

E então, pronto para incentivar a gestão de documentos nas empresas? Para fazer mais sobre o assunto, confira também nosso outro artigo sobre a importância do backup para escritórios contábeis.