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Como já divulgado, o cronograma do eSocial estabeleceu o período de testes a partir de 01/08/2017 com início de vigência em 01/01/2018 para Empresas com faturamento superior a 78 milhões em 2016 e a partir de 01/07/2018 para os demais contribuintes.
Por mais que existam 5 meses para o início da entrega do primeiro grupo de Empresas, o tempo pode ficar pequeno se deixado para última hora, pois trata-se uma legislação extensa e com diversos pontos que podem impedir sua entrega ou até mesmo a declaração de informações incorretas o que poderá resultar em retrabalho e, nos piores cenários, multas para as Empresas ou impedimentos na concessão de benefícios aos trabalhadores.
As desenvolvedoras de sistemas ainda estão trabalhando no atendimento ao eSocial, mas o que já pode ser feito para se antecipar e se preparar para as gerações?

Conheça os eventos do eSocial

O eSocial é composto de mais de 40 eventos distintos, cada um responsável por um conjunto de informações.
Os eventos são classificados em grupos de acordo com as características da entrega, como por exemplo eventos que irão declarar as tabelas utilizadas pela Empresa, eventos de movimentações (chamados de não periódicos) e eventos mensais com informações da folha de pagamento (chamados de periódicos)
Dedique um tempo para estudar e conhecer os eventos:
∙ Habitue-se aos eventos e conjunto de informações declaradas, bem como aos prazos de entrega.
∙ Saiba como o eSocial mantém o histórico de informações e como serão tratadas situações como retificação, exclusão ou evolução de informações.

Reveja os procedimentos internos

O eSocial não traz mudanças na legislação trabalhista, mas as informações exigidas e suas regras de entrega podem impactar diretamente em como os procedimentos são executados no dia a dia.
∙ Faça um mapeamento se as informações recebidas de seu cliente atendem a exigência no eSocial.
∙ Reveja os prazos e execução das atividades, lembre-se que os eventos possuem prazos para entrega

Qualificar o cadastro dos trabalhadores

Para que os trabalhadores sejam declarados no eSocial, o cadastro do trabalhador entre os órgãos participantes deverão estar compatíveis. Para que a Empresa possa conferir se o cadastro será está correto, o governo disponibilizou no site do eSocial o recurso chamado “Qualificação Cadastral”, permitindo a consulta individual ou em lote (gerando o arquivo via sistema de folha de pagamento).
Existindo divergências, a Empresa deverá encaminhar o trabalhador até o respectivo órgão para que a correção seja efetuada, antes disso não será possível entregar nenhuma informação relativa a este trabalhador.
O índice de cadastros incorretos tende a ser significativo, o que poderá impactar diretamente a Empresa, seja na ausência dos trabalhadores para solução do problema como na inviabilidade de adequação devido a grande demanda que deve ocorrer com a proximidade do início de vigência.

Os cadastros estão adequados ao eSocial?

O eSocial exigiu uma série de informações que precisam ser preenchidas ou revisadas antes da primeira entrega, estas informações envolvem desde o relacionamento das tabelas do eSocial com as tabelas da folha de pagamento, até informações de identificação da Empresa e Trabalhadores, informações estas que muitas vezes não se tem de imediato pois é necessário solicitar diretamente para o trabalhador ou pessoa responsável.
Como exemplo, citamos as seguintes situações:
∙ Os cadastros de Cargos e Horários (Jornadas) estão corretos e vinculados aos trabalhadores?
∙ Os Proventos e Descontos utilizados nos recibos de pagamentos estão com as definições corretas quanto a tributação bem como “relacionados” a tabela de rubricas definidas pelo eSocial?
∙ O CNAE / CNAE Preponderante, RAT e FAP utilizados pela Empresa estão corretos?
∙ Possui estagiários? O eSocial solicita informações do estágio como Agente de Integração, Coordenador do Estágio e Apólice do Seguro.
∙ Já verificou se todas as informações cadastrais e contratuais exigidas dos trabalhadores estão preenchidas e atualizadas? Sanear o cadastro é extremamente importante, tanto para evitar impedimentos na entrega dos eventos, quanto a declarar informações corretas e atualizadas.

Saúde e Segurança do Trabalho

Existem eventos destinados a informações de Saúde e Segurança do Trabalho que serão obrigatórios 6 meses após o o início da vigência do eSocial.
Mesmo não exigidos inicialmente, é fundamental que as Empresas se antecipem e se adequem as informações exigidas, nem sempre a Empresa Contábil (e a Própria Empresa) possuirão as informações exigidas, sendo necessário entrar em contato com Empresas que atuam na área de Medicina do Trabalho, providenciando os respectivos laudos conforme exigidos na legislação.

Seu cliente conhece o eSocial?

Muitas obrigações foram criadas nos últimos anos, seu cliente sabe o que é eSocial ou para ele é só mais uma obrigação sob responsabilidade da Empresa Contábil?
Faça com que seu cliente também conheça o projeto do eSocial e todos reflexos para sua Empresa e trabalhadores. Ele é peça fundamental no atendimento as exigências, seja durante este processo de adequações “pré eSocial” como posteriormente durante toda a vigência.

Por Robson David, Analista de Produto Sr. e Deraldo Rocha, Analista de Legislação | Prosoft