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Uma preocupação comum a todos os gestores de organizações contábeis é como aumentar a eficiência de forma estruturada, reduzindo custos e melhorando a qualidade do serviço. Com uma rotina diária que demanda muita atenção, as atividades de melhoria acabam sendo colocadas com uma prioridade mais baixa e muitas oportunidades para redução de custos deixam de ser devidamente consideradas.

Com base em nossa experiência, consolidamos 5 recomendações essenciais para auxiliar quem procura atingir um patamar mais alto de performance na sua empresa.

Treine seus colaboradores a fundo nos seus sistemas contábeis

É muito comum encontrar funcionários de escritórios contábeis criando controles individuais, ou mesmo executando tarefas de forma muito mais complexa do que é necessária. Quando olhamos esses problemas a fundo, percebemos que surgem com a falta de conhecimento profundo das funcionalidades dos sistemas.

Hoje, um sistema contábil inclui uma série de módulos principais, como o módulo fiscal, o de tributos e o de folha de pagamento, além de aplicações para emissão de notas fiscais, gestão de documentos, entre outros. O governo também contribui, com mudanças significativas na legislação, como a do Simples Nacional, bem como a introdução do eSocial no ambiente corporativo.

Por tudo isso, o treinamento dos colaboradores nas ferramentas é uma das principais recomendações para reduzir retrabalho, evitar erros e melhorar a eficiência

Descubra as melhores práticas do mercado

As empresas de maior sucesso no mundo comparam a sua performance com outras, adotando o que é chamado de melhores práticas, ou best practices em inglês. Essas melhores práticas são processos, indicadores de desempenho e relatórios, bem como capacitação dos profissionais envolvidos nas atividades diárias.

Alguns dos locais mais recomendados para a discussão dessas melhores práticas são:
• Associações de classe
• Fenacon – Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas e Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas
• Eventos do setor, como a Conescap que acontecerá em Manaus no mês de Novembro.

Manter-se informado é uma das obrigações de um gestor moderno, que busca sempre a eficiência.

Revise seus processos

Com funcionários treinados e as melhores práticas identificadas, o próximo passo é revisar todos os processos. Em todas as organizações os processos mudam ao longo do tempo. Novos controles são incluídos, as pessoas entram e saem nas organizações e mudam a forma como as atividades são feitas e muitas ineficiências são introduzidas.

Uma ampla revisão de processos, utilizando ao máximo as ferramentas de tecnologia da informação, é uma ótima forma de identificar ajustes necessários aos processos, bem como uma excelente oportunidade para implantar ferramentas de gestão de atividades de escritórios contábeis.

Reconheça resultados e performance

A motivação dos colaboradores é um outro pilar da excelência na gestão. Por isso, identifique quem são os profissionais que apresentaram um desempenho bem acima da média, que estão comprometidos com a utilização das ferramentas e também com a organização e reconheça-os.

Gerencie seus clientes de forma profissional e proativa

Com uma concorrência cada vez mais acirrada, manter e crescer a base de clientes é uma atividade que exige mais que competência na execução das tarefas operacionais. Afinal, competir pelo básico acaba sendo uma corrida pelo preço mais baixo.

Nessa hora, diferencie-se dos demais por oferecer serviços que trazem um valor adicional ao negócio do seu cliente. Antecipe-se às suas necessidades, oferecendo informações valiosas para sua tomada de decisão.

A Prosoft, possui uma vasta experiência em processos e ferramentas para gestão de escritórios contábeis. Continue lendo o nosso blog e inscreva-se para receber a nossa newsletter. Se quiser saber mais sobre as ferramentas mais completas para administrar sua organização, clique no banner abaixo.