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Ao longo de décadas, a evolução contábil era associada às mudanças na legislação. Os processos e cálculos eram ajustados a cada mudança de alíquota ou pela criação de novos tributos, mas a troca de informações com os clientes e os órgãos arrecadadores eram feitas da mesma forma.

Isso foi a regra até a explosão da informática e das comunicações. Hoje, os escritórios contábeis encontram-se frente ao mesmo desafio de outras indústrias: como se adaptar às novas exigências digitais que chegaram com tanta velocidade.

 

A informática mudando o mundo

 

A informática e a comunicação de dados foram introduzidas no mundo corporativo desde o início dos anos 80, mas os custos eram muito altos e valiam a pena apenas para grandes empresas. 

Com o lançamento de computadores e laptops de baixo custo, no começo deste século, um número maior de empresas passou a incorporá-los nas suas atividades.

Isso não parou no mundo empresarial. As famílias passaram a comprar equipamentos para uso doméstico e conectá-los à Internet. 

Em 2015, segundo a pesquisa oficial do CETIC.BR no país todo, mais da metade dos domicílios com renda superior a 3 salários-mínimos possuem um laptop, 40% um desktop e, mais impressionante ainda, 75% têm acesso à Internet.

Essa conectividade permitiu que as mídias sociais e ferramentas de comunicação tivessem um alcance imenso. Segundo dados do Facebook, em 2016 tínhamos mais de 102 milhões de brasileiros usando a sua plataforma todos os meses. 

O WhatsApp é usado em larga escala no país, tomando o lugar de chamadas de voz de celular e do antigo SMS.

Com toda essa facilidade, o governo logo percebeu que poderia aproveitar para reduzir custos e aumentar a sua eficiência e, neste momento, começa o futuro da contabilidade.

 

Receita Federal: cada vez mais online

 

Se há um órgão oficial que aprendeu a aproveitar todo o potencial do mundo online é a Receita Federal. 

A disponibilização, em 1997, da entrega das declarações de Imposto de Renda via Internet, marcou o início das mudanças no mundo contábil. 

Nesses 20 anos continuou evoluindo, introduzindo o Siscomex, a consulta ao extrato simplificado da DIRF e ao lançamento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), em 2006.

As mudanças não pararam e as empresas agora se preparam para o eSocial, que trará uma visibilidade ampla das informações de folha de pagamento, que serão submetidas automaticamente todos os meses para a Receita Federal e outros órgãos do governo.

Essas mudanças têm um impacto significativo nas atividades das empresas contábeis, mas não são as únicas. Os clientes também mudaram de hábitos.

 

Smartphones e e-mail: o novo cliente do escritório contábil

 

A Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios Contínua – Tecnologia da Informação e Comunicação (PNAD Contínua TIC) 2018, divulgada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), revelou que que por 98,1% das pessoas que vivem nas cidades utilizam celular para acessar a internet. 

E não para por aí. 97% de quem vive na zona rural também utilizam celulares para acessar a internet. 

Todos conectados, seja via WiFi em casa, no trabalho, via 3G e 4G, ou até em locais com conectividade gratuita. Esses usuários estão agora acostumados a trocar fotos, vídeos e informações em tempo real, via aplicativos como o WhatsApp e e-mail. 

Portanto, nada mais natural que mandar fotos de documentos e recibos para o contador a qualquer hora do dia e da noite.

Isso trouxe uma complexidade adicional ao escritório: como registrar e controlar tantos documentos sem prejudicar a agilidade do processo.

Estando acostumados aos serviços online, os clientes são cada vez mais exigentes nos prazos para análises de folha de pagamento, principalmente rescisão, contratação e férias. Esperam respostas instantâneas com a criação de diversos cenários.

 

Contabilidade Colaborativa: o futuro da contabilidade

 

Avaliando o processo contábil, identificamos três participantes principais: as organizações contábeis, as pequenas e médias empresas e o Governo. Com uma grande variedade de plataformas e soluções, temos que garantir que as informações sejam enviadas e recebidas de forma sincronizada e com total segurança.

A contabilidade colaborativa tem como princípios reduzir custos e remover barreiras entre processos e entregas. A nuvem é usada como ambiente padrão para a troca de informações, tornando possível o trabalho de múltiplos participantes em um arquivo e minimizando a necessidade de processos sequenciais.

Além de ajudar o empresário a potencializar o valor de seu negócio perante o mercado, a colaboração na contabilidade ajuda a equilibrar a carga de trabalho ao longo do ano, reter e fidelizar clientes, ter mais flexibilidade e aumento da receita mensal recorrente.

 

Contabilidade digital: nova era de contabilidade colaborativa 

 

Diante das mudanças, atualmente, já podemos falar sobre contabilidade digital. O que ela representa? A evolução contábil. 

Ela permite a utilização da tecnologia a favor dos serviços contábeis. Veja bem, não estamos falando em substituir o profissional contábil por robôs. A contabilidade digital, na verdade, é uma aliada. 

Isso porque o uso da internet e de recursos tecnológicos, como softwares, permitiram ao escritório otimizar processos e conquistar agilidade, segurança e produtividade.

Tarefas manuais que roubavam um tempo valioso do contador, atualmente podem ser desenvolvidas de forma dinâmica e rápida com o auxílio de ferramentas. 

Podemos clarificar as afirmações acima com alguns exemplos de ferramentas que são utilizadas na contabilidade digital e que revolucionaram a vida dos contadores. 

 

Exemplo 1: obrigações acessórias automáticas 

 

Atualmente, por meio de uma solução tecnológica, o contador não precisa mais passar horas organizando trâmites burocráticos. 

Uma solução tecnológica, por exemplo, pode gerar em questões de segundos as obrigações acessórias relacionadas aos impostos fiscais federais, estaduais e municipais de todos os clientes. 

 

Exemplo 2: envio e registro de documentos dos clientes com segurança e agilidade

 

Já falamos como a contabilidade digital permite o envio de documentos de forma simples, mas há, por exemplo, ainda mais facilidade e segurança quando um escritório utiliza uma solução que permite controlar os documentos com exatidão. 

Uma solução tecnológica pode fazer os registros das movimentações do escritório, ou seja, todos os documentos que entram e saem da empresa contábil podem ser identificados. Um documento enviado pelo cliente ainda pode ser integrado ao lançamento de contabilidade de forma automática. 

Para os clientes, há uma série de vantagens. Há, por exemplo, menos envio e armazenamento de documentos impressos, mais segurança das informações sigilosas, pois os processos são realizados de forma online. Além, é claro, de obter um serviço contábil com alto valor agregado. 

 

As exigências da era digital para a evolução contábil

 

Além da facilidade da tecnologia para contabilidade, o setor também ganhou obrigações. Como mencionado no início deste artigo, o governo brasileiro percebeu que poderia utilizar a favor do trabalho da Receita Federal. 

Diante disso, a contabilidade precisou se adaptar a algumas mudanças. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi uma delas. 

Ele foi instituído por meio do Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e tem como principal objetivo a modernização do cumprimento das obrigações acessórias dos contribuintes para os respectivos órgãos fiscalizadores.

Em 2014, a evolução contábil possibilitou a criação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), estabelecido por meio do decreto nº 8373. A plataforma garantiu a unificação da entrega de 15 obrigações da área trabalhista.

Vale ainda destacar que em 2021 entrou em vigor o Novo eSocial Simplificado (versão S-1.0) que passou por mudanças importantes. Houve redução do número de eventos, simplificação no processo de declaração de pagamento e remuneração e redução no número de campos do leiaute.

 

Além dessas mudanças, o contador também precisou adaptar-se a Nota Fiscal Eletrônica com o avanço da tecnologia na contabilidade. Ela começou a ser instituída em 2018 e seu principal objetivo é substituir a nota impressa e proporcionar uma modernização do sistema tributário. 

 

Por fim, vale destacar que a evolução contábil é um assunto muito mais amplo e no qual a Prosoft tem amplo conhecimento. Trabalhamos desde 1986 desenvolvendo softwares que permitam o futuro da contabilidade no Brasil. Entre em contato conosco e conheça nossas soluções para o seu escritório.