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Uma demanda que vem crescendo para os escritórios contábeis é a de cuidar da folha de pagamento dos clientes. Por ser um serviço que antes não era tão solicitado, mas que aumentou nos últimos anos, é comum que o contador tenha algumas dúvidas. Uma delas, por exemplo, é sobre como consultar GFIP de uma empresa.

Para que o serviço seja realizado com exatidão e qualidade, acreditamos que, além de entender como consultar, o contador precisa ter em mente algumas informações indispensáveis e vamos abordar todas elas neste artigo.

O que é o GFIP de uma empresa?

GFIP é a abreviação de Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Trata-se de um documento que surgiu em 1999, por meio do decreto nº 3.048, e que tem como objetivo recolher informações sobre vínculos empregatícios e remunerações. 

Com isso, permite facilitar o acesso à informação do trabalhador e empregador para que, com isso, seja possível simplificar o atendimento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

Como consultar GFIP de uma empresa?

A GFIP deve ser elaborada no SEFIP e transmitida por meio do Conectividade Social. Após a transmissão, ela pode ser consultada de duas maneiras. 

Quando o pagamento da guia não foi efetuado, ela pode ser consultada por meio do SEFIP. Para isso, basta clicar em “Relatórios RE”.

O GFIP deve ser elaborado no Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e transmitida por meio do Conectividade Social.

Dito isso, é preciso mencionar que a consulta pode ser realizada de duas maneiras e o modo será determinado se a guia foi paga ou não.  

Quando a guia ainda não tenha sido paga, ela pode ser consultada por meio do SEFIP. Para isso, basta clicar em “Relatórios RE”.

Em seguida, é necessário clicar em “Arquivo SEFIP”. Nesta etapa, será necessário informar o final do arquivo SFP que foi salvo quando o contador enviou os arquivos.

A segunda maneira de consulta é quando o guia já foi pago. Neste caso, é só acessar as informações no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC), no site da Receita Federal.

Prazo de entrega da GFIP

O prazo de entrega da GFIP ocorre sempre no sétimo dia último do mês seguinte que foi realizado o pagamento do trabalhador. Aqui ainda cabe uma observação importante. Quando a guia consta com informações sobre 13°, o prazo ocorre até o dia 31 de janeiro do ano seguinte.

Caso a guia não seja transmitida, ou transmitida fora do prazo ou ainda enviada com informações incorretas, incompletas ou que tenha omissão, o empregador poderá ser penalizado com multa.

O Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP 8.4 explica que mesmo após o pagamento da multa, o empreendedor será impedido de obter CND para emissão da Certificação de Regularidade perante o FGTS. Só será possível retirar o impedimento, com a transmissão da GFIP.

Como preencher GFIP corretamente?

O preenchimento da guia deve ser realizado com muita atenção, pois, como mencionamos acima, erros podem gerar multas. O preenchimento deve ser realizado no SEFIP e, basicamente, são necessárias as seguintes informações:

•  Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias;
• Salário-família;
• Dados cadastrais do trabalhador e empregador;
• Salário-maternidade;
• Compensação;
• Movimentação de trabalhadores (afastamentos e retornos);
• Exposição a agentes nocivos;
• Valor das faturas emitidas para o tomador;
• Quando o valor da contribuição não for calculado pelo SEFIP, ele deve ser informado.

É importante frisar que os documentos que compõem o GFIP são diferentes para FGTS e Previdência Social.

Documentos que compõem a GFIP para FGTS:

• Relação de Estabelecimentos Centralizados – REC;
• Relação de Tomadores/Obras – RET;
• Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social;
• Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pelo Conectividade Social;
• Guia de Recolhimento do FGTS – GRF, gerada e impressa pelo SEFIP após a transmissão do arquivo SEFIP;
• Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP – RE;
• Declaração de ausência de fato gerador para recolhimento FGTS.

Documentos que compõem a GFIP para Previdência Social:

• Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pelo Conectividade Social;
• Relação de Tomadores/Obras – RET;
• Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão;
• Comprovante de Declaração à Previdência;
• Relação dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP – RE;
• Relação de Estabelecimentos Centralizados – REC.

É possível retificar uma GFIP já transmitida?

As informações incorretas ou incompletas da GFIP podem ser retificadas no SEFIP. Para isso, será necessário enviar uma nova guia, com a mesma chave do documento incorreto.

Vale destacar que os erros em relação, por exemplo, ao regime tributário, acarretam em alteração na contribuição social. Por isso, o empregador terá que arcar com débito no FGTS.

Qual a diferença entre GFIP e SEFIP?

É muito comum que os profissionais que estão começando a desenvolver serviço de folha de pagamento tenham dúvidas sobre a diferença entre GFIP e SEFIP.

Como explicado anteriormente, o GFIP trata-se de um documento que deve constar as informações exigidas pelos órgãos fiscalizadores. Já o SEFIP é a plataforma online onde o documento deve ser preenchido.

Já a transmissão é realizada na Conectividade Social, que é um canal da Caixa Econômica Federal e que pode ser acessado após o download no site da Caixa.

Para finalizar, recomendamos fortemente que os contadores não fiquem apenas com o conhecimento sobre como consultar GFIP de uma empresa para realizar o serviço de gestão de Folha de Pagamento.

Um serviço de qualidade exigirá também o conhecimento de soluções tecnológicas que possam ajudar o contador a controlar com precisão cálculos e obrigações.

A Prosoft, por exemplo, conta com a solução Prosoft Folha de Pagamento que permite controlar, de forma simples, todos os processos de entradas dos funcionários, mais as obrigações acessórias.  

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