Saneamento cadastral, o primeiro passo para o eSocial
Empresas devem estar atentas ao prazo de adequação e iniciar, o quanto antes, averificação de sua base de dados.
O eSocial é o projeto do Governo Federal que unificará o envio de informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais. Além de simplificar e reduzir a burocracia no cumprimento de obrigações, o eSocial também será utilizado na garantia de direitos previdenciários e trabalhistas.
As empresas com faturamento superior a 78 milhões deverão declarar, em janeiro de 2018, todas as ocorrências do eSocial, enviando os registros que fazem parte da Carga Inicial, ou seja, os cadastros que formarão a estrutura de registros da empresa antes do envio das primeiras movimentações. Dada a importância da entrega das informações e o reflexo de declarações incorretas, o primeiro – e, possivelmente o mais importante passo – é efetuar o “saneamento cadastral”.
Realizar esta tarefa não é algo tão simples quanto pode parecer num primeiro momento e, por isso mesmo, requer total atenção. Geralmente as empresas acabam subestimando a importância do assunto e, na maioria das vezes, não têm a visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado.
Confira as duas etapas que devem ser respeitadas e execute o saneamento cadastral com precisão:
Qualificação Cadastral: É o processo exigido pelo Governo que fará o cruzamento de informações dos trabalhadores (nome, data de nascimento, CPF e NIS) já registradas nos sistemas governamentais, evitando divergências ou duplicidades. A qualificação cadastral pode ser efetuada diretamente no site do eSocial, de forma individual ou em lote e no layout fornecido. Divergências cadastrais poderão invalidar a entrega das declarações envolvendo o trabalhador. Por isso, em caso de divergência, o trabalhador deverá ser encaminhado ao respectivo órgão para efetuar a correção do seu cadastro.
Atualização e Adequação Cadastral: O eSocial é composto por dezenas de declarações (ou eventos), com centenas de informações declaradas. Portanto, é necessário manter os cadastros de seu sistema de folha de pagamento atualizados e adequados aos formatos exigidos pelo eSocial, evitando que dados cadastrais e/ou contratuais dos trabalhadores (tais como endereço de residência, estado civil, horários e cargos) sejam declarados de forma desatualizada ou incorreta.
Devido ao grande volume de informações que as empresas precisam atualizar/adequar em sua folha de pagamento, é importante planejar as ações necessárias para não ter problemas futuros. Não deixe para a última hora. Comece já o saneamento cadastral.
