Blog

É provável que em algum momento, durante o trabalho, você tenha percebido que 24 horas já não é suficiente para dar conta de tudo, certo? Você também pode ter identificado que os clientes querem tudo para ontem e que sem o uso de ferramentas gerenciais contábeis é, praticamente, impossível atender a demanda de agilidade.

O aumento da cobrança dos clientes por serviços de qualidade e com agilidade ocorre, pois estamos vivendo em uma época histórica na qual praticamente tudo pode ser resolvido em apenas alguns cliques. É comum que eles pensem que isso também deve ocorrer na contabilidade.

A verdade é que eles estão corretos. A tecnologia revolucionou todas as áreas da sociedade e na contabilidade não foi diferente. No entanto, ainda há resistência sobre a implementação de ferramentas contábeis em diversos escritórios, mas o fato é: quem não inova, perde para a concorrência.

Um estudo demonstra exatamente o que estamos falando. O Future Systems, desenvolvido pela Accenture, constatou que as empresas com pior desempenho em adoção tecnológica, profundidade e nível de preparo organizacional e cultura tiveram 15% em perdas de receita anual.

As ferramentas gerenciais contábeis que todo contador precisa conhecer

Para entender de forma prática os benefícios mencionados acima, é interessante conhecer algumas ferramentas existentes no mercado contábil. Algumas delas são:

1. Sistema de gestão documental

O monitoramento de entrada e saída de documentos pode ser muito mais fácil com a ajuda de um sistema como esse. Ele é desenvolvido com o objetivo de facilitar a vida do contador.

A ferramenta conta com registro das movimentações. Com isso, todos os documentos que entram e saem da empresa contábil são identificados.

Vale destacar que, com ela, haverá muito mais segurança, já que todos os protocolos são facilmente visualizados e, assim que houver baixa, os usuários cadastrados que receberam ou enviaram documentos são identificados.

2. Sistema eletrônico de cobranças

Um sistema eletrônico de cobrança permite que o escritório possa controlar as contas e faturamento de forma simples e rápida. Alguns dos benefícios da implementação do sistema são: total controle financeiro e controle preciso dos honorários.

3. Sistema de armazenamento em nuvem

As informações de um escritório contábil são ativos de valor inestimável. Por isso, o uso de um sistema de armazenamento de dados da nuvem é imprescindível para a segurança dos clientes.

Uma ferramenta específica para o armazenamento em nuvem permite: Backup, armazenamento, recuperação de dados segura e rápida e Serviço de backup e armazenamento off-site confiável.

4. Sistema de gestão da folha de pagamento

A ferramenta específica para folha de pagamento permite controle com precisão dos cálculos e obrigações trabalhistas.

Com ela, o contador controla todos os processos de entradas, como admissões, variáveis e afastamentos, dos colaboradores. Além disso, também permite o controle das obrigações acessórias.

5. Sistema de migração de dados

O sistema de migração de dados é a melhor opção para realizar a importação de movimentação fiscal.

Isso porque o sistema possibilita uma importação rápida e segura, pois detecta automaticamente dados inconsistentes e erros que passam despercebidos durante o processo.

6. Sistema de gestão de Tributos

Com segurança, simplicidade e rapidez, a ferramenta de gestão de tributos realiza os cálculos tributários dos clientes de acordo com a legislação vigente.

A ferramenta ainda garante a centralização de algumas obrigações federais, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), por meio de uma visualização abrangente e intuitiva.

7. Sistema de processos operacionais

Este sistema permite uma modernização relevante para o escritório contábil, pois realiza a escrituração conforme as regras vigentes.

Ele também gera demonstrativos e obrigações (como balanços, balancetes, impostos a recolher e declarações). Tudo pode ser desenvolvido da forma mais simples possível, com segurança e agilidade.

8. Sistema de Escrituração Fiscal

Entre as ferramentas disponíveis no mercado, é possível encontrar uma específica para cuidar da escrituração fiscal.

Por meio dela, o contador reduzirá o tempo operacional no processo de entrada de documentos fiscais.

Isso é possível, pois o sistema permite a automação da classificação, análise e ajuste dos dados dos documentos fiscais, deixando-os prontos para a Escrituração Fiscal.

 

Os principais benefícios da utilização de ferramentas gerenciais contábeis

Diante dos dados apresentados, é fundamental se manter atualizado sobre as ferramentas gerenciais contábeis disponíveis no mercado e o que elas podem proporcionar de vantagens para o dia a dia do escritório. Abaixo selecionamos algumas vantagens relevantes:

Redução de erros

A maioria das atividades realizadas manualmente, dentro de um escritório de contabilidade, demandam tempo e muita concentração. Com a carga de trabalho elevada, os erros podem ser comuns.

Só que não precisa ser assim. Afinal, as ferramentas que existem atualmente permitem eliminar boa parte das atividades realizadas manualmente. 

Cálculos e preenchimento de dados, por exemplo, podem ser feitos em questão de minutos e automaticamente, o que reduz a margem de erros.

Mais segurança

Documentos eletrônicos não se perdem ou desgastam como o papel. Além disso, ferramentas robustas são desenvolvidas como sistemas seguros de dados, ou seja, são eficientes contra ataques de possíveis hackers.

Aumento da produtividade

Como mencionamos, tarefas manuais podem ser substituídas por digitais. O resultado disso é que o contador terá mais tempo para realizar atividades mais relevantes.

Economia financeira

A utilização de ferramentas permite que haja uma redução considerável de custos administrativos, como envio de documentos e materiais físicos.

Por fim, vale mencionar que as ferramentas citadas neste artigo, com os benefícios citados, só podem ser encontradas com qualidade com apenas uma empresa: a Prosoft, que atua há anos no mercado desenvolvendo sistemas inteligentes e modernos para o mercado contábil.

Entre em contato com a Prosoft, conheça todas as ferramentas gerenciais contábeis e revolucione seu escritório de contabilidade.