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A armazenagem de documentos fiscais pode se transformar em um desafio para o gestor. Por esse motivo, encontrar soluções que otimizem este processo é fundamental para o sucesso da empresa.

Manter documentos organizados e acessíveis em apenas alguns cliques impacta positivamente a rotina intensa do ambiente de trabalho. E não é só isso: o acesso facilitado aos documentos fiscais contribui, ainda, para tomadas de decisões mais assertivas.

A armazenagem e acessibilidade de documentos eficientes se tornam ainda mais evidentes quando falamos de empresas dos segmentos contábil, fiscal, entre outros. Por esse motivo, toda solução com este objetivo é bem-vinda.

Continue a ler para compreender a importância da otimização da armazenagem e da acessibilidade aos documentos.

Principais vantagens da armazenagem de documentos fiscais

Listamos abaixo os dois fatores principais que mostram o porquê da importância da armazenagem de documentos fiscais. Acompanhe.

Ganho de tempo e fácil acesso

Os gestores precisam estar atentos ao que acontece e são responsáveis por tomar decisões críticas que vão se refletir no futuro da empresa. Além disso, é fato que a quantidade de documentos a serem analisadas e armazenadas diariamente é muito grande e, por esse motivo, toda solução que facilite a gestão de tempo é importante.

Sob este contexto, a melhor forma de ganhar tempo e desburocratizar os processos é otimizar o processo de armazenagem de documentos fiscais, como as notas fiscais eletrônicas, conhecimentos de transportes, entre outros.

Vale lembrar que o DANFE, versão impressa da NF-e, não tem validade fiscal. Os arquivos XML dos documentos citados acima é que precisam ser armazenados cuidadosamente, conforme prevê o ajuste SINIEF 7/2005, emitido pelo CONFAZ, como segue:

Cláusula décima: o emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

§ 2º O destinatário da NF-e também deverá cumprir o disposto no caput desta cláusula e, caso não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação, o qual deverá ser apresentado à Administração Tributária, quando solicitado.

§ 3º O emitente de NF-e deverá guardar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário e que contenha o motivo do fato em seu verso.

Esses documentos precisam estar organizados de forma a facilitar a localização deles quando for preciso. A dica é utilizar soluções digitais que facilitem a consulta a estes documentos em apenas alguns cliques.

Segurança dos documentos fiscais armazenados

Outro fator que deve ser levado em consideração é a segurança dos documentos fiscais armazenados.

Manter uma pasta de documentos importantes no próprio computador pode colocar toda a documentação da empresa em risco. Computadores são facilmente hackeados e os arquivos, depois de corrompidos, são praticamente irrecuperáveis.

Dessa forma, a segurança dos documentos fiscais armazenados deve ser um fator determinante para que o gestor escolha a ferramenta que utilizará para armazenamento. Plataformas disponibilizadas em nuvem, por exemplo, são maneiras eficientes de blindar os documentos armazenados.

Soluções robustas que atendem às necessidades de empresas de diversos portes são fundamentais para o crescimento da organização. Invista nesta ideia.